Коротко. Документы в CRM Битрикс24 — это договоры, акты, счета и КП, которые формируются автоматически из шаблонов с подстановкой данных клиента. Создаются за пару минут одной кнопкой из карточки сделки. Но шаблоны нужно подготовить с умом: с правильной типизацией реквизитов, условными блоками, корректной структурой. Иначе менеджеры будут править Word-документы вручную.
Что это и как работает
Документ в CRM — это PDF или Word, сгенерированный из шаблона с автоматической подстановкой данных сделки/контакта/компании. В Битрикс24 есть встроенный конструктор шаблонов (drag-and-drop) или можно загружать готовые DOCX-шаблоны с переменными. Полная официальная инструкция со скриншотами и пошаговой настройкой — в справке Битрикс24.
Быстрый порядок настройки
- CRM → Сделка → откройте карточку → справа найдите блок Документы.
- Нажмите + Создать → выберите шаблон (договор, акт, счёт, КП).
- Битрикс24 автоматически подставит данные клиента, товаров, суммы.
- Проверьте предпросмотр → при необходимости отредактируйте текст вручную.
- Скачайте PDF или сразу отправьте клиенту через Отправить → e-mail/WhatsApp/Telegram.
- Документ сохраняется в карточке сделки и доступен для повторной выгрузки.
Это базовый сценарий «по инструкции». Дальше — то, что инструкция вам не расскажет.
5 граблей с нашего опыта внедрений
1. В договоре пустые поля «{{ИНН}}», «{{Адрес}}» — реквизиты не подтянулись
Шаблон содержит ссылки на реквизиты, но в карточке клиента поля «ИНН», «Адрес» не заполнены. Битрикс честно подставляет пустоту. Документ улетает клиенту с дырками. Лечение: робот «Перед формированием документа → проверь, что все обязательные поля заполнены». Если нет — менеджер получает уведомление, документ не формируется.
2. Сумма в договоре прописью — на уровне «двадцать пять тысяч рублей 00 копеек», а нужно с НДС
Стандартная функция «сумма прописью» не разделяет «без НДС / с НДС». Бухгалтер требует исправить. Лечение: в шаблоне делаем три отдельных поля: сумма цифрами, сумма прописью, в т.ч. НДС цифрами/прописью. Через макросы это считается автоматически.
3. В акте перечислены товары — но без артикулов, бухгалтерии важны артикулы
Стандартный шаблон выводит «Наименование + Количество + Сумма». Артикул товара остаётся за кадром. Бухгалтер просит переделать. Лечение: в табличной части шаблона добавляем колонку «Артикул» из карточки товара. Делается через кастомизацию шаблона.
4. Документ создался, но в нём — данные другой компании клиента
У клиента в карточке две компании (например, ООО + ИП). По умолчанию Битрикс берёт первую — а нужно вторую. Лечение: в момент формирования документа выпадающий список «Выбрать компанию-плательщика». Если у клиента одна — автоматом, если две — вручную.
5. Шаблон обновили, а старые сделки используют старую версию
Версионирование шаблонов работает форварднометно: новые сделки берут новый шаблон, старые продолжают со старым. Менеджер в путанице. Лечение: при обновлении шаблона делаем рассылку «Используем новую версию шаблона X с такого-то числа» + помечаем старую как «архивную».
Сами или позвать интегратора
Сами справитесь, если: у вас 1–3 шаблона документов, простые сделки, нет НДС или сложной типизации клиентов.
Зовите нас, если: нужно 5+ шаблонов с условной логикой (B2B/B2C, разные регионы, разные пакеты услуг), интеграция с DocuSign/Контур.Подпись для электронного подписания, автоматизация полного цикла «создал договор → подписали → акт → оплата».
Настроим за вас под ключ — фиксированная смета
Обсудим задачу, посчитаем часы, подпишем договор с фикс-ценой. Без «открытых проектов» и часовых ставок без сметы. Гарантия результата или возврат денег.
FAQ
Можно ли использовать свой DOCX-шаблон вместо встроенного?
Да, есть импорт DOCX с переменными вида {{Название}}, {{ИНН}}, {{Сумма}}. Битрикс автоматически их распознаёт и подставляет.
Как настроить, чтобы документ формировался автоматически при определённой стадии?
Через робот «Сгенерировать документ» в настройках стадии. Например, при переходе сделки в «Договор согласован» — автоматически создаётся акт.
Можно ли подписать документ электронной подписью прямо из Битрикса?
Да, через интеграцию с Битрикс24.Подпись или внешним сервисом (Контур.Сайн, DocuSign).
Где найти готовые шаблоны документов?
В Битрикс24 → Маркетплейс → раздел «Документы». Там есть бесплатные и платные шаблоны для разных отраслей.
Источник официальной инструкции
Полный текст со скриншотами и всеми вариантами настройки: helpdesk.bitrix24.ru/open/19098306/.