Что такое дебиторка и почему её нужно контролировать
Дебиторская задолженность (дебиторка) — это деньги, которые клиенты должны вам за уже отгруженные товары или оказанные услуги. На бумаге это «активы», но фактически — деньги, которые ещё не у вас.
Проблема: дебиторка имеет свойство «зависать». Клиент должен 500 000 ₽ — обещал заплатить через неделю, прошёл месяц, два, полгода, а денег нет. Так появляется «безнадёжная дебиторка», которую нужно списывать в убыток.
В средней B2B-компании 5–15% выручки никогда не доходит до счёта из-за плохого контроля дебиторки. На обороте 100 млн в год это 5–15 млн потерь.
Структура контроля
Дебиторка делится на возрастные категории:
- Текущая (0 дней просрочки): в пределах согласованного срока оплаты
- Просроченная 1–7 дней: небольшая просрочка, обычно техническая
- Просроченная 8–30 дней: требует напоминания
- Просроченная 31–60 дней: риск, нужна работа
- Просроченная 61–90 дней: высокий риск, нужны жёсткие меры
- Просроченная >90 дней: критическая, требует юристов
Чем старше дебиторка — тем меньше шансов её получить. Через год после просрочки шанс взыскать — менее 30%.
Шаг 1: Учёт дебиторки в Битрикс24
В каждой сделке должны быть поля:
- Сумма к оплате
- Дата выставления счёта
- Срок оплаты по договору (например, 7 рабочих дней)
- Плановая дата оплаты
- Дата фактической оплаты (заполняется при поступлении денег)
- Текущий статус (ожидает / просрочена / оплачена)
Через интеграцию с банком статусы обновляются автоматически.
Шаг 2: Автоматические напоминания
Бизнес-процесс в Битриксе ежедневно проверяет сделки и отправляет автоматические уведомления:
За 3 дня до плановой даты оплаты:
- Email клиенту: «Напоминаем о счёте №X на сумму Y, срок оплаты — DD.MM»
В день плановой оплаты:
- Email клиенту: «Сегодня ожидаем оплату по счёту №X»
+1 день просрочки:
- Уведомление менеджеру: «Сделка X просрочена на 1 день, позвонить клиенту»
+7 дней:
- Email клиенту: «Уважаемый Иван, счёт №X просрочен на 7 дней. Просим оплатить или сообщить причину задержки»
- Задача менеджеру: «Звонок клиенту с выяснением причин»
+14 дней:
- Уведомление руководителю продаж
- Возможна приостановка отгрузки следующих заказов
+30 дней:
- Эскалация: разбор в финансовом отделе
- Подготовка претензии
+60 дней:
- Передача дела в юридический отдел
- Возможна подача в суд
Шаг 3: Дашборд дебиторки
Финансовому директору и собственнику видно в реальном времени:
- Общая сумма дебиторки
- Распределение по возрастам (старение)
- Топ-10 крупных должников
- Топ-10 самых просроченных
- Тренд по сравнению с прошлым месяцем
- % просроченной от общей дебиторки
Шаг 4: Стимулы для менеджеров
Если у менеджера премия за «продажи», а не за «оплаченные продажи» — ему всё равно, заплатит ли клиент. Получит премию в любом случае.
Правильная система: премия только за оплаченные продажи (или с понижающим коэффициентом за просроченные клиенты). Тогда менеджер сам заинтересован контролировать дебиторку.
Шаг 5: Превентивные меры
Лучше предотвратить просрочку, чем взыскивать:
- Проверка контрагентов — перед сделкой смотрите ЕГРЮЛ, банкротство, картотеку арбитражных дел
- Авансы — для новых клиентов 50–100% предоплата
- Лимиты дебиторки — нельзя отгружать новые заказы клиенту, если у него уже есть просрочка
- Договорные пени — 0,1% в день за просрочку (мотивирует платить вовремя)
Главные ошибки
Ошибка 1: Контроль раз в месяц. К концу месяца просрочка уже выросла в несколько раз. Нужен ежедневный контроль.
Ошибка 2: Стесняются напоминать. «Неудобно, обидится клиент». Это деньги компании, должны быть возвращены. Деликатно, но настойчиво.
Ошибка 3: Все клиенты — VIP. Не делают исключений в правилах. В итоге задерживают, потому что «и так заплатят». Лимиты и блокировки — для всех.
Ошибка 4: Не передают в суд. Боятся «портить отношения». Через год дебиторка списывается в убыток.
Сколько стоит настройка
Базовая система контроля дебиторки в Битрикс24: 30 000–80 000 ₽. Срок 2–3 недели.
Полная система с автоматизацией коммуникаций, дашбордами, эскалациями: 100 000–250 000 ₽. Срок 4–8 недель.
Рассчитать →
Записаться на разбор →
FAQ
Какой % просроченной дебиторки считается нормой?
Менее 5% — отлично. 5–10% — нормально. 10–20% — есть проблемы. Более 20% — критическая ситуация.
Когда подавать в суд?
После 60–90 дней просрочки и 2–3 безуспешных претензий. Но сначала всегда — переговоры.
Можно ли продать долги (факторинг)?
Да, есть факторинговые компании. Получаете 70–90% от долга сразу, остальное (минус комиссия) — после взыскания.