О клиенте
Сегмент: сеть пиццерий (франшиза, корпоративный офис).
Команда: 50+ человек в офисе, тысячи в точках.
Боль: бухгалтерия не успевала обрабатывать счета от поставщиков. До 60 счетов в день. Ручная работа: получить → проверить → сверить → внести в 1С → отправить на оплату.
Что было до
- 2 бухгалтера полностью загружены счетами
- Среднее время обработки 1 счёта — 8–12 минут
- Ошибки сверки — обнаруживались задним числом
- Информация о договорах — в Excel, в почте, в шкафах
- Регулярные «авралы» в конце месяца
Что сделали
1. Учёт договоров в Битрикс24. Смарт-процесс «Договоры» — каждый договор как карточка с реквизитами поставщика, тарифами, сроками, файлами.
2. OCR счетов. Поставщики присылают счета в почту → автоматическая обработка через OCR-сервис → выгрузка ключевых полей (поставщик, сумма, дата, номер) → создание карточки счёта в Битрикс.
3. Автоматическая привязка к договору. По ИНН поставщика — счёт привязывается к договору. Если договора нет — флаг «нужен новый договор».
4. Сверка. Сумма счёта сравнивается с тарифом договора. Совпадает — автоматически на оплату. Расхождение — задача бухгалтеру с указанием расхождения.
5. Согласование. Бизнес-процесс: бухгалтер → руководитель отдела → финансовый директор. Каждый видит что согласовывает, нажимает «Да/Нет» в Битрикс.
6. Передача в 1С. После согласования — автоматическая выгрузка в 1С для оплаты.
7. Платёжный календарь. Сводный дашборд: что нужно оплатить когда, сколько денег нужно сегодня/завтра/неделю.
Метрики результата
| Метрика | До | После |
|---|---|---|
| Время обработки 1 счёта | 8–12 мин | 30 сек–2 мин |
| Бухгалтеров на счетах | 2 FTE | 0.3 FTE |
| Ошибки сверки | 10–15/мес | 0–1/мес |
| Просроченные оплаты | 3–5/мес | 0 |
| Время на согласование | 3–5 дней | 1–4 часа |
Финансовый эффект
- Освобождено 1.7 ставки бухгалтеров (≈100 000 ₽/мес зарплат) — переведены на более ценные задачи
- Снижение ошибок и пени за просрочки — около 30 000–50 000 ₽/мес
- Прозрачность кеша = лучше планирование
Окупаемость проекта: 6 месяцев.
Что было сложно
- Договориться с поставщиками о формате счетов (PDF/Email — приняли)
- Кастомизация OCR под форматы 50+ поставщиков
- Обучение бухгалтеров новому процессу — пара недель сопротивления
- Интеграция с 1С (своя версия, кастомные доработки)
Сроки и бюджет
- Срок проекта: 4 месяца
- Бюджет внедрения: 850 000 ₽
- Команда: 1 руководитель проекта + 2 разработчика + аналитик
Урок для других
Главное в таких проектах — не «всё автоматизировать сразу», а пошагово: сначала база (учёт договоров), потом основной процесс (OCR), потом ускорения (автоматизация согласований).
Рассчитать ваш проект → Все кейсы → Записаться на разбор →
FAQ
Можно ли сделать в малом бизнесе?
Да, при объёме от 200 счетов/мес окупается. Бюджет малого варианта: 200 000–400 000 ₽.
OCR работает на любых счетах?
На большинстве — да. На рукописных, очень нестандартных — точность падает.