О клиенте
Сегмент: производство и продажа сувенирной продукции под заказ.
Команда: 25 человек.
Боль: заказы обрабатываются по 8–10 часов в день. Клиенты ждут расчёт по 2–3 дня. Конкуренты работают быстрее.
Что было до
Процесс заказа:
- Клиент пишет в WhatsApp/Telegram/звонит
- Менеджер записывает на бумаге/в Excel
- Запрашивает у клиента детали 2–3 раза
- Считает стоимость на калькуляторе
- Согласовывает с производством наличие материалов
- Готовит КП в Word, отправляет
- Дожидается согласования
- Создаёт задачу производству
На один заказ — 1–3 часа менеджера и 1–2 дня согласований.
Что сделали
1. Структурированный приём заявок. Лид-форма на сайте + структурирование сообщений из мессенджеров: тип продукта, тираж, размер, срочность.
2. Каталог в Битрикс24. Все продукты с базовыми ценами, материалами, нормами времени производства. Менеджер не считает на калькуляторе — система считает.
3. Калькулятор стоимости. При создании сделки автоматически считается стоимость на основе параметров (количество, материалы, сложность, срочность).
4. Шаблоны КП. 5 типов КП (стандартный, экспресс, с предоплатой и т.д.) — генерируются автоматически из карточки сделки.
5. Интеграция с производством. При согласовании сделки → автоматическая постановка задач в производственный отдел: «Проверить материалы», «Запустить заказ», «Подготовить к отгрузке».
6. Дашборд менеджера. Что в работе, что ждёт согласования, что в производстве, что готово к отгрузке.
7. Уведомления клиенту. Автоматические email/WhatsApp при изменении статуса.
Метрики результата
| Метрика | До | После |
|---|---|---|
| Время обработки 1 заказа | 1–3 часа | 15–40 мин |
| Время от заявки до КП | 2–3 дня | 30 мин–4 часа |
| Менеджеров на заказы | 3 FTE (8 ч/день) | 3 FTE (2 ч/день) |
| Конверсия заявка → заказ | 30% | 52% |
| Просрочки производства | 20% заказов | 5% |
Финансовый эффект
- Менеджеры освободили 6 часов в день — направили на работу с холодной базой и cross-sell
- Конверсия заявка → заказ выросла с 30% до 52% — больше выручки с тех же лидов
- Снизили потери от просрочек (штрафы, недовольство клиентов)
Прирост выручки: ~40% за 6 месяцев после внедрения.
Что было сложно
- Создать каталог с правильной структурой (1 месяц работы аналитика)
- Правильно описать формулы расчёта (производственники сначала сопротивлялись прозрачности)
- Обучить менеджеров новому процессу (некоторые «привыкли по-старому»)
- Настроить интеграцию с производственным учётом (свой софт)
Сроки и бюджет
- Срок проекта: 3 месяца
- Бюджет: 480 000 ₽
- Окупаемость: 4 месяца
Урок
Когда менеджер тратит время на то, что должна делать система (расчёты, шаблоны, координация) — это потерянная выручка. Автоматизация рутины даёт менеджеру больше времени на продажи.
Рассчитать ваш проект → Все кейсы → Записаться на разбор →
FAQ
Подходит для производства любых заказных изделий?
Принципы — да: структурированный приём, каталог, калькулятор, автоматизация согласований. Конкретика — индивидуально под продукт.
Можно ли сократить с 3 до 2 менеджеров?
Можно. Но рекомендуем сохранить численность и дать им продавать больше — это даёт больший рост выручки.