Коротко. Права доступа к документам CRM (договоры, акты, КП, счета) определяют, кто может создавать, редактировать, удалять и видеть документы по сделкам. Если не настроить — менеджер удалит подписанный договор, бухгалтер не увидит акт, юрист не получит проект договора на согласование. Настраивается за 15 минут, но логика тонкая.
Что это и как работает
Права на документы CRM в Битрикс24 — это отдельный уровень прав, который накладывается поверх прав на сделку. Можно дать человеку доступ к сделке, но не к документам в ней (или наоборот). Полная официальная инструкция со скриншотами и пошаговой настройкой — в справке Битрикс24.
Быстрый порядок настройки
- CRM → Настройки → Права доступа → роли → выберите роль (например, Менеджер).
- Найдите блок «Документы CRM» → настройте уровни.
- Уровни: «Чтение всех документов», «Чтение своих», «Создание», «Удаление».
- Отдельно настройте права на конкретные шаблоны (договор → только юристам, КП → менеджерам).
- Сохраните → протестируйте от имени менеджера: создаёт ли он документ, видит ли он чужой, может ли удалить.
Это базовый сценарий «по инструкции». Дальше — то, что инструкция вам не расскажет.
4 граблей с нашего опыта внедрений
1. Менеджер случайно удалил подписанный договор
Дали менеджеру право на удаление документов «для самоочистки». Он удалил по ошибке (думал — это черновик, а это — финальный подписанный договор). Восстановить можно только из бэкапа. Лечение: запретить менеджерам удаление документов. Удаление — только у администратора через заявку.
2. Юрист не видит проект договора, который менеджер передал ему на согласование
Юрист в роли «Юрист», но в правах на документы стоит «Только свои» — а свои у него ничего нет. Лечение: для юриста — «Чтение всех документов CRM» + «Согласование».
3. Документы остаются доступны уволенному менеджеру через прямую ссылку
Сотрудник уволен в Битриксе, но если у него есть прямая ссылка на PDF — он может её открыть в браузере (PDF-файлы кэшируются на CDN). Лечение: при увольнении инвалидируем все CDN-ссылки документов через REST API.
4. Менеджер другого отдела видит документы по чужим сделкам
Дали роль «Чтение всех» — он видит документы по сделкам, к которым самим не имеет доступа. Лечение: логика прав «документы видны только по тем сделкам, к которым у меня есть доступ». Срабатывает наследование прав от сделки.
Сами или позвать интегратора
Сами справитесь, если: у вас простая структура: менеджеры создают, директор видит. Стандартные настройки покрывают 90% случаев.
Зовите нас, если: нужны сложные сценарии (юрист видит черновики, бухгалтер — только подписанные, аудитор — все за период), интеграция с электронной подписью, контроль версий документов.
Не хотите тратить неделю на настройку?
Передайте задачу нам: разберём ваши процессы, настроим, обучим команду, сопроводим первый месяц. Включено в фиксированную смету по часам — никаких сюрпризов.
FAQ
Можно ли запретить редактирование уже подписанного документа?
Через статус документа. Если статус = «Подписан», робот может выставить флаг «Только чтение».
Видит ли клиент документ, отправленный ему по ссылке?
Да, по публичной ссылке без авторизации. Можно поставить пароль на ссылку или ограничить срок действия.
Как настроить, чтобы документ создавался только при определённой стадии?
Через робот «Сгенерировать документ» на нужной стадии. Менеджер вручную не сможет создать раньше.
Можно ли логировать, кто и когда смотрел/скачивал документ?
Да, в карточке документа есть «История просмотров и скачиваний» (доступно от тарифа Профессиональный).
Источник официальной инструкции
Полный текст со скриншотами и всеми вариантами настройки: helpdesk.bitrix24.ru/open/27112424/.
