Как создать и настроить нумератор документов в CRM

Коротко. Нумератор документов в CRM — это правило, по которому Битрикс24 присваивает порядковые номера счетам, актам, договорам. Можно делать сквозную нумерацию, по годам, по контрагентам, с префиксами. На практике 90% компаний оставляют дефолт, и через год ловят дубли с 1С или хаос между разными типами документов. Ниже — как настроить с первого раза правильно.

Что это и как работает

Нумератор — это шаблон вида «{префикс}{разделитель}{номер}{постфикс}», который привязывается к типу документа. Битрикс хранит счётчик и при создании документа автоматически инкрементирует. Можно сделать разные нумераторы для разных юрлиц/типов документов/годов. Полная официальная инструкция со скриншотами и пошаговой настройкой — в справке Битрикс24.

Быстрый порядок настройки

1. CRM → Настройки → Нумерация (или Настройки документов → Нумераторы).
2. Выберите тип документа: счёт, акт, договор, счёт-фактура.
3. Задайте маску: например СЧ-{YYYY}-{N} где {YYYY} — год, {N} — порядковый номер.
4. Выберите момент сброса: ежегодно (с 1 января) / ежемесячно / никогда.
5. Установите начальный номер (если переходите с другой системы — поставьте номер последнего документа + 1).
6. Сохраните → создайте тестовый документ → проверьте, что номер присвоился по маске.

Это базовый сценарий «по инструкции». Дальше — то, что инструкция вам не расскажет.

4 граблей с нашего опыта внедрений

1. Дубли номеров со счетами в 1С

Битрикс начинает нумерацию с 1, а в 1С уже 4527-й счёт. Бухгалтер получает «дубликат № 25» в обеих системах и сходит с ума. Лечение: при настройке нумератора устанавливаем начальный номер = последний номер из 1С + 100. Запас в 100 — на сделки, которые ещё не успели уйти из Битрикса в 1С.

2. После смены года счёт-фактуры не сбросились в нумерации

Настроили сброс «ежегодно» только для счетов, забыли про акты. С января идут № 1872, 1873… вместо № 1, 2. Бухгалтер настаивает на сбросе по году для всех первичных документов. Лечение: в нумераторе ставим «Период сброса = Ежегодно» для всех типов одновременно.

3. Префикс «СЧ-» затерялся при выгрузке в Excel

Excel автоматически парсит «СЧ-2026-001» как дату или текст, у бухгалтера в выгрузке всё рушится. Лечение: либо префикс делаем длиннее («АВ-СЧ-»), либо при экспорте используем CSV с явным указанием текстового формата для колонки. Лучше — прямая интеграция Битрикс ↔ 1С без Excel-посредника.

4. Номер сменился задним числом — счёт уже у клиента

Менеджер пересохранил счёт после правки, и Битрикс присвоил новый номер (потому что в настройках нумератора стоял флаг «Перезаписывать при изменении»). У клиента старый счёт, в системе — новый. Бухгалтер потерян. Лечение: в нумераторе чек-бокс «Сохранять номер при изменении документа = Да». Это поведение по умолчанию, но иногда сбивается.

Сами или позвать интегратора

Сами справитесь, если: у вас 1 юрлицо, документы нужны простые (счёт + акт), нет связки с 1С.

Зовите нас, если: несколько юрлиц с разными нумераторами, нужна синхронизация с 1С (через REST или 1C-Битрикс24 connector), нужны хитрые маски (по контрагентам, по складам, по проектам).

FAQ

Можно ли сделать сквозную нумерацию через все типы документов?

Да, если использовать один нумератор для счетов, актов и договоров. Но это анти-паттерн: бухгалтерия требует разделения, поэтому делайте отдельные.

Что будет, если удалить документ — освободится ли его номер?

Нет. Номер не переиспользуется, в нумерации появится «дырка». Это требование российского документооборота — нельзя восполнять удалённый номер.

Как изменить уже присвоенный номер вручную?

В карточке документа → редактировать поле «Номер». Битрикс предупредит, если такой номер уже занят.

Где хранится счётчик нумератора и как его сбросить?

Хранится в свойствах нумератора. Сбросить вручную можно через CRM → Настройки → Нумераторы → выбрать → «Установить текущее значение». Делайте только при тестировании.

Источник официальной инструкции

Полный текст со скриншотами и всеми вариантами настройки: helpdesk.bitrix24.ru/open/26643774/.